Защо техническото задание е най-важният проект в цикъла на разработване на Вашия онлайн магазин?

Тази статия е полезна за всички търговци, които са пред разработката на eCommerce проект, независимо дали става дума за нов или съществуващ бизнес, изцяло нов проект или за миграция на стар онлайн магазин към нова, усъвършенствана платформа.

Защо е важна темата за техническото задание? 

За да отговорим на този въпрос е нужно да погледнем един по-дълъг период от развитието на участници (търговци и разработчици) в българския eCommerce (онлайн търговия).

Нека разделим периода на три части. Като първа част разглеждаме времето до 2010 г., в което никой търговец нямаше задание за своя eCommerce проект и също така не беше наясно какво всъщност значи това. Това ни накара още тогава да създадем първата ни поредица Stenik: сериите, като най-гледаният клип от нея за дълъг период от време беше именно първият епизод “Задание за уеб сайт”.

Като втора част ние разглеждаме периода между 2010 и 2020 година, когато бизнесът започна да прави опити да предоставя брифове (от английски brief) и задания, и в много случаи това беше успешно. Вече имаше кадри и от страна на търговците, които разполагат с известен опит и могат да формулират изисквания и необходимости.

И така стигаме до третата част, в която се намираме и в момента, а сложността на проектите е по-висока от всякога. Дигиталните трансформации, които претърпяха много бизнеси (включително и провокирани от пандемията), а други все още се опитват да реализират, направиха задачата за реализиране на eCommerce бизнес и разработка доста по-сложна, което пряко рефлектира и върху самите задания. Доказателство за това са и цифрите, които споделяме по-долу и са извадени от нашата практика, а именно:

Реалността е такава и трудно ще се намери някой да я оспори, независимо дали се касае до нашата компания или други колеги разработчици. За да не “лекуваме” само симптомите, но и причината, обаче е нужно да погледнем и под повърхността, а там откриваме нещо смущаващо:

“8/10 клиента ни споделят, че са получили ценови предложения от компании разработчици без да са предоставили почти никаква по-конкретна информация за проекта си”. 

Затова трябва да се върнем отначало…

Толкова ли е сложно да създадеш задание?

На практика има 3 сценария, в които може да се намира всеки бизнес, насочил се към разработката на eCommerce проект:

• Няма задание;
• Мисли, че има задание;
• Има задание.

За да сме сигурни в кой сценарий е бизнесът, на първо място трябва да изясним що е то “задание”. 

Какво е “задание” за разработка на eCommerce проект?

Ще разгледаме и обясним 3 понятия, които съществуват в практиката ни: 

1. Бриф (brief)

• Винаги идва от клиента.
• Включва: Искам нов магазин, който да включва това и това. В момента сме “тук” и искаме да стигнем “там” и смятаме, че ще стане по този начин.
• Дължина: 2-3 страници

2. Клиентско задание

• Идва от клиента.
• Включва: По-конкретни цели, детайлно описание на нуждите, текуща ситуация, ограничения, възможности и др.
• Дължина: 5-10 страници
• Важно! Много често се стига до оформено задание след de-brief с разработчика.

! De-brief е процесът на разискване на брифът, в който разработчикът активно задава въпроси по документа, а клиентът от своя страна, започва да оформя по-конкретно неговите искания. Може да включва живи срещи и дистанционни дискусии.

3. Техническо задание

• Включва: Mockups, дълбок детайл на функционалности, интеграции с трети страни и др.
• Дължина: 15-100 страници
• Разработва се от: предстои да разкажем по-надолу в статията.

След като разгледахме основните видове задания, които срещаме, нека погледнем и къде се прилагат те, т.е. за какво всъщност се използват заданията и какво променят.

Как протича разработката на един eCommerce проект?

Ще дадем пример с един типичен проект на Stenik: 

• Тип проект: Разработка на онлайн магазин
• Подтип: Миграция на съществуващ е-магазин и синхронизация с ERP;
• Срок: 6 месеца;
• Методология: waterfall.

В две отделни графики по-долу сме показали как може да протече разработката на подобен проект в двата различни сценария. Единият е, когато работата започне на база клиентско задание (или само brief), което е честа практика в нашия бранш. Вторият е когато бъде разписано техническо задание, на база на което да се изготви оферта и пристъпи към работа.

Работен процес на база клиентско задание (или само brief)

Както можем да видим в графиката, стартирайки директно разработката на база на клиентско задание или brief имаме предпоставка по време на самата разработка да се появят неочаквани функционалности, които от своя страна да доведат до забавяния и промяна на бюджета в проекта. Характерно също така е, че този процес се проявява с цикличност, т.е. може да се случи неограничен брой път в периода на разработката, а често и в различни нейни етапи.

Целта на техническото задание е именно тези моменти да бъдат избегнати. На втората графика е показана и последователността на етапите при работа с техническо задание и както можем да видим неочакваните моменти отсъстват. 

Работен процес, след разписване на детайлно техническо задание

След като стана ясно, че техническото задание е предпоставка за добро планиране и предвиждане на проблеми в ранен етап, то стигаме и до най-важния въпрос: 

Кой трябва да изготви заданието?

Преди да разберем кой трябва да изготви техническото задание, нека първо да разгледаме какви дейности трябва да се изпълнят преди и по време на създаването на едно добро и пълно задание:

• Анализ на нуждите на бизнеса; 
• Описание на процесите в бизнеса в момента и предложения за оптимизация;
• Описание на текущи функционалности (при наличие на работещ проект), желания за промени и нови функционалности;
• Описание на нужни връзки с външни системи;
• Изготвяне на примерни макети на потребителски интерфейс;
• Изготвяне на задание за SEO дейности и маркетинг инструменти;
• Определяне на срокове, приоритети и ресурси за изпълнение;
• Бюджетиране.

От така посочения списък с дейности става ясно, че участниците в заданието, като минимум трябва да включват:

• Product owner (CEO, eCommerce manager, собственик);
• Бизнес анализатор;
• UX/UI дизайнер;
• Софтуерен инженер (или архитект в по-сложни проекти).

Пожелателно е да се включат и:

• Project/delivery manager (за правилно етапиране);
• Sales manager (за правилно бюджетиране);
• Вътрешен IT специалист (най-често системен администратор);
• Operations manager (в по-големи компании е различен човек от product owner).

В определени проекти (все повече на брой) е нужно да вземат участие и следните трети страни:

• ERP интегратор/разработчик;
  
• SEO маркетинг агенция.

Нашата практика показва, че при такъв списък от специалности, в 100% от случаите търговецът, който е решил да покорява нови върхове с новия си онлайн магазин (или B2B платформа) е поставен в ситуация, в която той не може да осигури дори половината от тези специалисти и да извърши необходимите дейности.  

Наемането на външен консултант, понякога изглежда добра опция за делегиране на задачата, но практиката отново показва, че консултантите не могат да бъдат разглеждани като “спасители” в тези ситуации. В реалистичния случай те могат да съвместяват една или две от дейностите, които описахме и това трябва да се има предвид, когато се прибягва то тяхната помощ. 

Ето защо, нашият съвет и методологията ни на работа за средни и големи eCommerce разработки гласят, че най-подходящият човек, който трябва да изготви задание за нов онлайн магазин… всъщност не е човек. Това е съвместен екип, който включва представители на търговеца, разработчика и съответния брой трети страни, които имат отношение към успеха на този проект. 

И ако все още има капка съмнение и си задавате въпроса:

Какво печелим с техническото задание?

Ще завършим с една наша любима максима, която гласи:

Доброто техническо задание може да направи и двете.

Ключов извод:

Без техническо задание намалявате значително шанса Вашият eCommerce проект да приключи в срок, в рамките на предвидения бюджет и изпълняващ целите, които очаквате. Техническото задание е първи и най-важен етап от разработка на всеки сериозен eCommerce проект и включва участници от страна на търговеца и разработчика. Изготвянето на техническото задание Ви предоставя уникалната възможност срещу само част от общия бюджет за разработка да направите пълен 360-градусов преглед на проекта Ви в аванс и да си гарантирате неговия успех, като не оставяте нищо на случайността.

Собствениците на някои от най-успешните проекти в нашето портфолио ни се довериха не само за цялостната разработка, поддръжка и развитие, а и за съвместното изготвяне на техническо задание по модела, описан в статията. Ако и Вие искате да си гарантирате успех с разработката или миграцията на Вашия eCommerce проект, не се колебайте да се свържете с нас още сега!